Le vérificateur général constate des faiblesses dans la gestion du Bureau de l’état civil du MB

WINNIPEG – Le Bureau de l’état civil du Manitoba doit faire davantage pour gérer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données de l’état civil qu’il détient, fait remarquer le vérificateur général du Manitoba, Tyson Shtykalo. Ces constatations font partie du rapport, Bureau de l’état civil, qui a été rendu public aujourd’hui.

« Le Bureau de l’état civil détient un volume considérable de renseignements personnels ou délicats sur les Manitobains qui doivent être protégés adéquatement et utilisés de manière efficace et efficiente, a indiqué M. Shtykalo. Si elles ne sont pas gérées comme il se doit, les données de l’état civil risquent d’être compromises ou d’être incomplètes et inexactes. »

Le Bureau de l’état civil (le Bureau) détient près de quatre millions de documents officiels d’état civil qui remontent jusqu’à 1882. Les événements démographiques comprennent les naissances, les décès, les adoptions, les changements de nom et les changements de désignation de sexe.

Risques pour la sécurité et la confidentialité

L’audit a révélé qu’il fallait améliorer les contrôles de sécurité de l’information. Le vérificateur général fait remarquer, par exemple, que le Bureau ne revoyait pas périodiquement les droits d’accès du personnel à son logiciel de registre. « Si cet examen n’est pas effectué, il y a un risque plus grand d’entrer des données invalides ou fausses dans le registre, et par conséquent de délivrer des certificats fondés sur des données incorrectes ou fausses. »

Le rapport indique aussi que le Bureau n’utilisait pas toujours un courrier sûr pour livrer les certificats et les formulaires d’enregistrement. « Les certificats de l’état civil et les données d’enregistrement peuvent donc être perdus ou livrés à la mauvaise personne, ce qui peut conduire à des atteintes à la vie privée, à des vols d’identité ou à des fraudes », a précisé M. Shtykalo.

L’audit fait également état de la faiblesse des contrôles de sécurité physiques au Bureau et de la séparation inadéquate entre les aires de travail et les aires publiques.

Intégrité des données de l’état civil

Le vérificateur général a constaté plusieurs problèmes associés aux registraires généraux de l’état civil. Les registraires comprennent le personnel désigné par les hôpitaux et les salons funéraires pour certifier les naissances et les décès, et faire parvenir les données de l’état civil au Bureau pour leur traitement.

Constatations du vérificateur général :

• Le Bureau n’a pas maintenu une liste complète des registraires généraux de l’état civil ou validé leur identité.

• Il ne leur a pas donné de formation sur la façon de préparer ou d’envoyer les données de l’état civil ou de maintenir la confidentialité et la sécurité de ces données.

« Ces problèmes font augmenter le risque d’erreur durant l’enregistrement des données de l’état civil et les risques de retards et d’atteintes à la vie privée », a précisé M. Shtykalo.

Le rapport contient 19 recommandations. Les constatations délicates relatives à la sécurité ont été présentées à la direction de façon séparée.

Pour consulter le rapport public, rendez‑vous à l’adresse https://oag.mb.ca/fr/.

À propos du vérificateur général du Manitoba

Le vérificateur général est un haut fonctionnaire de l’Assemblée législative chargé de fournir des garanties et des conseils indépendants aux députés. Au moyen de ses audits, le Bureau du vérificateur général s’efforce de déterminer des moyens d’améliorer le fonctionnement du gouvernement ainsi que la gestion de la performance et la communication de l’information sur cette dernière. Vous trouverez des renseignements additionnels à l’adresse http://www.oag.mb.ca./

Renseignements :

Frank Landry, gestionnaire des communications

204 792‑9145

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