Le présent audit a établi que le Bureau de l’état civil du Manitoba doit en faire davantage pour gérer les risques associés à la sécurité, à la confidentialité et à l’intégrité des données de l’état civil qu’il détient.
Le Bureau de l’état civil détient près de quatre millions de dossiers d’état civil remontant jusqu’à 1882. Les documents d’état civil comprennent l’enregistrement des naissances, des décès, des adoptions, des changements de nom et des changements de désignation de sexe.
Le présent audit a établi que le Bureau de l’état civil doit en faire davantage pour gérer les risques associés à la sécurité, à la confidentialité et à l’intégrité des données d’état civil qu’il détient.
Le rapport mentionne que le Bureau n’a pas examiné régulièrement les droits d’accès du personnel à son logiciel du registre, et qu’il n’a pas toujours utilisé un courrier sécurisé pour la livraison des certificats et des formulaires d’enregistrement. En outre, l‘audit a révélé des contrôles de sécurité physique insuffisants au sein des bureaux du
Bureau de l’état civil – notamment une séparation inadéquate entre les zones publiques et de travail.
L‘audit a également révélé plusieurs problèmes avec les registraires généraux de l’état civil, notamment :
Le Bureau n’a pas conservé une liste complète des registraires généraux de l’état civil, ni validé leur identité.
Le Bureau n’a pas donné de formation aux registraires généraux de l’état civil sur la façon de préparer et de transmettre les données de l’état civil, ni sur la façon de préserver la confidentialité et la sécurité de ces données.
Publié: septembre 2020
Secteur: Activités du gouvernement, Développement économique
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